Her tacir
- Ticari defterlerini, envanterleri, açılış ve ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
- Alınan ticari mektupları,
- Gönderilen ticari mektupların suretlerini
- Yapılan kayıtların dayandığı belgeleri saklamakla yükümlüdür
Her tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür
Saklama süresi 10 yıldır. Bu süre, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar
Saklama yükümlüsü, defter tutmak zorunda olan tacirin kendisidir. Gerçek kişi tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve belgeleri saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kağıtlar on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır
Saklanması gereken belgeler-açılış ve ara bilançoları ve finansal tablolar hariç- Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilir
